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Paramétrer la compétence Action

L’idée de Vizir est de vous permettre de créer des chatbots qui automatisent certaines tâches. Ce sont des sortes de super pouvoirs. Voici quelques exemples : envoyer un email, créer un ticket dans Jira, modifier un contact dans votre CRM, envoyer des données vers un Excel, etc… Voici comment procéder : suivez le process !

Nous prendrons ici pour exemple la création d’un ticket dans un outil ITSM

Retournez à la liste de vos compétences et éditez la compétence Ticket

Choisissez le type de compétence Action (ce sera souvent des formulaires)

Nous avons créé automatiquement pour vous deux types de ressources

  • Collecte: Permet de collecter l’information nécessaire avant de réaliser l’action
  • Résultat: Permet d’afficher à l’utilisateur les résultats de l’action que nous avons exécuté (ici la création) 

Ajouter d'un seul coup l'ensemble des questions à poser

Comme nous l’avons vu pour les compétences, le plus simple est d’ajouter d’un seul coup l’ensemble des questions que vous voulez poser à l’utilisateur. 

Pas de panique, si jamais vous voulez en ajouter ou en supprimer par la suite ce sera possible. 

C’est juste que c’est plus simple mentalement de tout ajouter d’un coup pour le premier paramétrage. Faites-nous confiance !

Chez Vizir, il existe 3 types de ressources pour les compétences action.

1°) Collecter des informations

Ajoutez maintenant les questions que le chatbot doit poser avant de créer le ticket. 

Pour l’exemple nous allons demander :

  1. L’email du demandeur
  2. Le sujet de la demande
  3. La description de la demande

Pour les ajouter, cliquez sur « Créer une ressource » puis sélectionnez « Collecter » car nous souhaitons collecter de l’information auprès de l’utilisateur.

Il est intéressant de changer le type de réponse attendu en « email » pour la ressource Email.
Le type de réponse « email » forcera vos utilisateurs à fournir une adresse email.

2°) Ressource de validation

Nous voulons une étape de validation qui va permettre à l’utilisateur de valider les informations qu’il a saisies et les modifier si nécessaire. 

Pour ajouter la ressource de validation, cliquez sur « Créer une ressource » puis sélectionnez « Valider ».

La ressource de validation est pré-paramétrée par Vizir pour que vous n’ayez pas à créer les boutons et effectuer les redirections.

Cependant, si vous rajoutez des ressources de collecte, il est nécessaire de supprimer et créer de nouveau votre ressource de validation. Il sera également nécessaire de paramétrer de nouveau le déclenchement de l’action. (Etape : Paramétrer le déclenchement de l’action)

3°) Confirmer à l'utilisateur que l'action s'est bien passée

L’étape de résultat permet de prévenir l’utilisateur que l’action a bien été réalisée

Ecrire le contenu de vos Ressources

L’idée maintenant est d’ajouter le texte de vos ressources. Autrement dit les questions que votre chatbot va poser. Autrement dit : le texte qu’il écrit. 

Si vous avez scrupuleusement suivi mes instructions d’au-dessus, vous devriez avoir la même liste de questions que ci-dessous :

Paramétrez le texte pour les 3 premières ressources.

Voici des idées de texte :

  • Email : Afin de transmettre votre demande à notre équipe, insérez ici votre email.
  • Sujet : Quel est le sujet de votre demande ?
  • Description : Pourriez-vous me décrire plus en détail votre demande ?

Paramétrez le texte pour la ressource « Result ».

Voici une idées de texte :

  • Result : 

Paramétrer le déclenchement de l'action

C’est presque fini. Il ne reste plus qu’à dire à votre chatbot à quel moment il doit exécuter l’action.

Dans notre cas, c’est lorsque dans la compétence Ticket, l’utilisateur répond Valider à la question Validation.

Pour paramétrer cela, retournez dans la compétence Ticket, puis dans la ressource Validation.

Dans l’onglet Logique, l’option workflow est activée.

Il faut dire au chatbot quand il doit réaliser cette action.

  • Quand la réponse à la question sélectionnée
  • Est égal à => choisissez Est égal à dans Opérateur
  • Oui => choisissez Valider dans Valeur (ou tout autre texte si vous avez nommé le bouton autrement)
  • Déclencher le workflow Email => choisissez Email (ou créez le) dans Workflow. S’il n’existe pas, cliquez sur entrée et le workflow sera créé.
  • Et confirmer que ça c’est bien passé : choisissez la ressource Result dans les valeurs pour déclencher les actions, en face de default

Voici à quoi doit ressembler votre onglet logique de la ressource Validation :

Paramétrer le workflow

Vous avez finalisé votre compétence qui permettra d’envoyer un email. 

Maintenant il faut paramétrer le workflow que nous avons créé. Un workflow est une combinaison d’actions du type : envoi d’email, post API, etc…

Rendez-vous dans Workflow

Le workflow que vous avez créé à l’étape précédente est visible dans cette liste, Editez le (petit stylo).

Cliquez sur « AJOUTER UNE ÉTAPE »

Cliquez sur l’option « Email – send email » puis éditez l’action (petit stylo, encore et toujours)

Ensuite éditez l’email qui va partir :

  • Expéditeur : insérez une adresse email qui va envoyer l’email
  • Objet de l’email : tapez le sujet de l’email
  • Destinataires : ajoutez les adresse emails qui recevront l’email (tapez Entrée pour valider)
  • Corps de l’email : écrivez l’email envoyé. Pensez à ajouter les attributs collectés en les insérant avec les fameux « @ »

Bravo ! 

Votre chatbot est terminé !!

Passez à la dernière étape pour tester le tout grandeur nature !

Etape suivante

Etape suivante 👉

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