L’impact le plus tangible du Covid sur le monde de l’entreprise est probablement la digitalisation à marche forcée des entreprises. L’économie a accompli une transformation digitale en quelques mois au lieu de quelques années. Les grands gagnants de la crise sont les entreprises technologiques, et en particulier Microsoft.
Prenons Microsoft Teams par exemple. Il suffit de regarder les statistiques d’utilisation de cette application sur ces derniers mois pour se rendre compte de la croissance des outils digitaux : quasiment 4 fois plus d’utilisateurs en avril 2020 vs. Novembre 2019.
Avec toujours plus de collaborateurs qui travaillent à la maison, les outils collaboratifs comme Office 365 ont permis à beaucoup d’entreprises de maintenir une continuité de service.
Cela a aussi nécessité une bonne dose d’adaptation de la part des collaborateurs : apprendre l’usage de nouveaux outils et de nouveaux process en quelques semaines.
Résultat : une augmentation significative des demandes d’assistance et de support au helpdesk.
Chez Vizir nous avons donc développé plusieurs compétences de chatbots capables d’aider les collaborateurs à se former sur l’usage de toutes les applications Office 365, directement depuis Teams ou Sharepoint.
Devant l’adoption massive des applications Office 365 (Excel, Powerpoint, OneDrive, Sharepoint, Teams, etc…), les DSI ont du s’adapter pour accompagner leurs collaborateurs à se former sur l’ensemble de ces outils.
Comment inviter une personne externe à une visio dans Teams ?
Comment partager mon écran sur Teams ?
Comment accéder à Outlook ?
Autant de questions qui nécessitent une réponse immédiate sous peine de bloquer, de s’énerver, et de laisser en plan ce qu’on était en train de faire…
Bien sûr il existe le support en ligne de Microsoft Office 365.
Mais trois problèmes persistent :
Bref, nous avons décidé, à la demande de beaucoup de nos clients, de créer des compétences de chatbots immédiatement disponibles pour former les collaborateurs à Office 365.
Si vous utilisez la suite Office 365 dans votre entreprise, il y a de grandes chances que vous utilisiez Microsoft Teams !
L’avantage des chatbots est de pouvoir s’intégrer à l’ensemble des canaux de messagerie que les entreprises utilisent : Microsoft Teams, Google Chat, Slack, etc…
Cela veut dire que vous parlez à un programme comme si vous parliez à un collègue. Plus besoin d’aller trifouiller dans l’intranet pour trouver le site dédié à l’assistance Office.
Nos chatbots de formations sur Office 365 peuvent ainsi être disponibles directement dans Teams.
Quand un collaborateur a un doute, une question, ou n’arrive pas à faire un truc, il lui suffit d’aller dans Teams et de parler à votre chatbot. Une réponse adéquate sera apportée dans 85% des cas.
La team Vizir a construit l’ensemble de la base documentaire de formation Office 365 sous la forme d’un fichier Excel.
Vous pouvez importer ce fichier tel quel dans votre chatbot et BOUM, il est instantanément capable de répondre à toutes les questions sur Office 365 !
Si vous avez des procédures spécifiques à votre entreprise, vous pouvez repartir de l’Excel de base, trier les sujets spécifiques et apporter des réponses personnalisées.
Sur TOUTES les applications Office 365. Et oui vous avez bien entendu ! Je vais les lister ici pour qu’on soit bien d’accord : Teams, Excel, PowerPoint, Word, OneDrive, Outlook, OneNote, Sharepoint, ToDo. Sympa nan ?
En moins de 30 minutes. Mais dans la vraie vie, vous aurez aussi envie que votre chatbot aille un peu plus loin : création de tickets dans votre outil ITSM, reboot de mot de passe, intégration avec votre SIRH, etc… Le chatbot Office 365 est une bonne excuse pour lancer un projet chatbot plus complet !
Eh oui aussi ! Nous partons d’un fichier Excel template qui recense TOUTES les questions possibles et imaginables sur Office 365. Vous pouvez choisir de modifier les réponses qui vous arrangent, on s’occupe du reste !
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chatbot peut faire pour vous.
