La documentation interne d’une entreprise est essentielle, et encore plus depuis la généralisation du télétravail.
L’objectif est de capitaliser sur le savoir des collaborateurs pour le rendre accessible à tous, partout et tout le temps.
Les entreprises les plus connues dans le monde du télétravail (Gitlab, Automaticc, Zapier) mettent un point d’honneur à écrire de la documentation pertinente et facilement accessible. Voici ce que Zapier recommande de faire aux collaborateurs en télétravail qui ont besoin d’aide sur un sujet (extrait du Guide du Télétravail) :
Trouvez la documentation interne (et lisez au maximum).
La plupart des entreprises en télétravail reconnaissent l'importance d'une documentation interne étoffée pour aider leurs nouveaux employés à apprendre les ficelles du métier.
Consultez votre intranet, votre wiki interne ou les documents d'assistance internes, ou demandez à votre responsable où vous pouvez accéder à cette documentation.
Ensuite, lisez. Et lisez beaucoup.
Pour les entreprises nouvelles générations comme celles que nous venons de citer, ce fonctionnement est naturel. Il est ancré dans leur culture. Et leurs choix de technologies ont été faites avec cette idée dans la tête.
Pour les entreprises plus traditionnelles (soit 99% des entreprises de plus de 500 personnes), c’est une autre histoire.
La documentation est un vrai challenge. Elle est présente sous différentes formes : dans le Drive de l’entreprise, sur l’intranet, sur l’intranet dédié à telle ou telle BU, sur le site web d’un projet, etc… Bref les sources sont infinies.
Et bien souvent, il faut le dire, c’est un enfer pour les collaborateurs de s’y retrouver et d’arriver en moins de 2 minutes à trouver la documentation qui leur sert.
Résultat : vos collaborateurs créent des tickets, appellent ou écrivent à leurs collègues, etc… Une perte de temps pour tout le monde, alors que l’information existe quelque part.
Nous avons été sollicité des dizaines de fois sur ce cas d’usage. En plus d’avoir la technologie qui permet de résoudre ce problème, nous sommes nous-mêmes une entreprise nouvelle génération qui connaît parfaitement les rouages d’une documentation efficace.
Avec Vizir vous pouvez créer un chatbot accessible à vos collaborateurs depuis Teams, Google Chat ou depuis votre intranet.
Ce chatbot va comprendre les questions de vos collaborateurs en langage naturel, et en fonction de son paramétrage, sera en mesure d’aller chercher la documentation la plus pertinente dans une multitude de sources en simultané.
Pour être très précis, le chatbot pourra aller chercher un article dans votre SharePoint et dans votre OneDrive, ainsi que dans la documentation officielle de Microsoft (idem avec Google Workplace bien entendu).
Vos collaborateurs n’ont plus qu’un seul point de contact au lieu de 5 différents sites web à consulter 
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