Sharepoint

L’intranet collaboratif de la suite Microsoft 365

Connecter votre chatbot à Sharepoint

Découvrez la puissance d’un chatbot intégré à votre intranet Sharepoint

Outil phare de la suite de Microsoft Office 365, Sharepoint veut révolutionner (et surtout remplacer les anciens) intranets.

 

Qu’est-ce qu’un intranet ?

D’après Wikipédia c’est le réseau informatique privé de votre entreprise qui utilise les mêmes techniques qu’internet. Si vous ne visualisez toujours pas ce qu’est un intranet: la page d’accueil qui regroupe l’ensemble des outils utilisés par votre entreprise. (C’est très très résumé..)

 

Sharepoint veut donc remplacer et simplifier la gestion de ces intranets qui, il faut le dire, avaient souvent 10 ans (minimum) de retard sur leurs temps. Pour l’équipe technique de votre entreprise: plus besoin de le maintenir, c’est simple à paramétrer et personnaliser. Pour les utilisateurs au delà d’être plus moderne et ergonomique, la possibilité de créer des espaces de travail par équipe/métiers/division permet d’être plus efficace dans la façon de partager l’information.

 

Mais alors, quel intérêt de connecter son chatbot avec Sharepoint ?

  • Il est possible d‘intégrer le chatbot dans Sharepoint. Tout comme il est possible de l’intégrer dans Teams ou sur une page web. Afin que votre chatbot soit connu ET utilisé il est important de le mettre dans une page qui est régulièrement consulté par vos collaborateurs. Et quoi de mieux que Sharepoint ?
  • Depuis votre chatbot, récupérer tous les documents présents dans votre Sharepoint: les consulter/rediriger vers la ressource, les télécharger, les modifier ou copier/coller d’un endroit à un autre.

 

Bien entendu, ces actions ne sont pas à faire pour tous les documents, mais par exemple pouvoir conserver sur son propre espace de travail un document fait pour cet usage comme un article ou document administratif, sanitaire, légal…

 

Nous verrons dans Intégrations les cas d’usage possibles.

Intégrer votre chatbot à Sharepoint

Découvrez les différentes intégrations possibles entre Sharepoint et Vizir

Intégrer un chatbot Vizir à Sharepoint peut donner autant de chatbots et de cas d’usage qu’il y de chef de projets. Il faudra bien faire le distinction entre publier le chatbot sur Sharepoint et utiliser les éléments de Sharepoint dans le chatbot.

 

Nous avons listé quatre principales interactions entre le chatbot Vizir et Sharepoint:

  • Publier votre chatbot dans un site Sharepoint
  • Accompagner vos utilisateurs à l’utilisation de Sharepoint et désengorger votre service support (ex: comment créer un site d’équipe)
  • Knowledge Management: enrichir la base de connaissance d’une équipe ou un projet et pouvoir rediriger vers la bonne ressource quelque soit son support (Sharepoint, OneDrive, Vidéo…).
  • Déclencher des actions dans Sharepoint via le chatbot (ex: rechercher un document, et le copier/coller dans le site de son équipe)

 

Publier votre chatbot dans Sharepoint permet de faire connaître le chatbot et qu’il soit utilisé par vos collaborateurs. C’est important lorsque vous démarrez un projet chatbot qu’il soit sur une page utilisé de tous. Nous avons également la possibilité d’intégrer le chatbot dans Teams.

 

Accompagnement au changement

Comment utiliser Sharepoint ? Comment inviter mon équipe dans l’espace de travail ? Est-ce qu’un consultant peut accéder à l’espace de travail Sharepoint? Ils pourront poser leurs questions en langage naturel. Et si jamais le chatbot ne trouve pas la réponse ? Au bout de 3 incompréhensions de l’agent conversationnel, un conseiller de votre service support peut prendre le relai grâce à une notification.  Cela va indéniablement désengorger votre service support et permettre de traiter les problèmes de vos collaborateurs en parallèle plutôt que l’un après l’autre.

 

Knowledge Management

Récupérer les informations utiles sur plusieurs supports différents (word, excel, photo, vidéos) hébergés sur plusieurs plateforme (Sharepoint, OneDrive, la FAQ de l’outil de ticketing, Youtube/dailymotion, Loom…). C’est notamment utile si vous faites un chatbot sur un métier ou un projet. Cela permet d’éviter de répondre aux mêmes questions qui prennent 20% de votre temps. Garder une base documentée et enrichie pour onboarder de nouveaux acteurs et ne pas perdre la connaissance des personnes sortantes.

 

Voici quelques exemples d’intégrations entre un chatbot Vizir et votre Sharepoint:
  • Trouver de l’information dans l’ensemble des sites Sharepoint: quels sont tous les espaces de travail sur la QVT ? Quelles sont les dernières actualités du service Marketing, consulter les statistiques d’un site Sharepoint, etc…
  • Copier un document trouvé dans le chatbot dans votre propre espace de travail. Cela peut être un gain de temps et de productivité.
  • Créer et modifier de l’information: une publication d’actualité, un document (Word, PowerPoint, Excel…),  envoyer un mail à tous les membres d’un espace de travail. Avec le chatbot vous pouvez vous créer une note vocale qui sera transformée retranscrite par écrit dans votre bloc note.
  • Répondre aux questions sur l’utilisation de Sharepoint
  • Knowledge Management: centraliser et rediriger vers différents types de supports
  • Recherche rapide et personnalisée: trouver un document, les dernières nouveautés
  • Créer rapidement une publication d’actualité, un message dans une conversation

Action populaires avec Sharepoint

Retrouvez les actions les plus fréquentes à réaliser depuis votre chatbot Vizir sur SharePoint

Les actions POST API disponibles sur Sharepoint
  • Créer un fichier (document, bloc-notes)
  • Créer une conversation
  • Créer un dossier
  • Copier un fichier
  • Modifier un fichier
  • Supprimer un fichier
  • Ajouter un nouveau membre
  • Enlever un membre
  • Créer une publication d’actualité
  • Créer une bibliothèque de document
  • Télécharger un document
  • Télécharger un document sous format pdf
Les recherches GET API disponibles sur SharePoint
  • Rechercher un document selon des mots clés
  • Consulter les derniers billets d’actualité d’un site
  • Rechercher un site
  • Rechercher un document selon une date
  • Récupérer les statistiques d’un site
  • Consulter la liste des dernières modifications d’un document
  • Consulter les statistiques d’un document (ex nombre de vues)

Documentation pour connecter Vizir et SharePoint

Nos experts vous expliquent tout étape par étape

Vous souhaitez installer votre chatbot Vizir à Sharepoint ? Retrouvez dans notre centre d’aide le guide pas à pas pour réaliser sans notre aide l’intégration.

 

Si vous souhaitez aller plus loin, voici quelques informations:

L’extension Vizir est composée d’un fichier contenu dans le fichier vizir-extension-spfx.sppkg et peut être installée sur toutes les pages d’un site SharePoint.

 

Conditions préalables :

  • L’extension ne fonctionne que sur SharePoint Online
  • Vous devez être administrateur SharePoint pour installer l’application

 

Voir le guide pas à pas pour partager votre chatbot dans un site Sharepoint

Les autres applications de productivité
connectées avec Vizir