Outlook

Logiciel de messagerie professionnelle phare de la suite Office 365. Outlook regroupe messagerie, agenda et carnet de contacts dans le même outil.

Connecter votre chatbot à Outlook

Découvrez la puissance d’un chatbot intégré à Outlook

Outlook, messagerie professionnelle de la suite Office 365, combine à la fois courrier électronique, agenda en ligne et gestion de contacts. Synchronisé sur toutes vos appareils: ordinateurs, téléphones et tablettes.

 

La messagerie:

Comme toute messagerie, Outlook permet l’envoi/réception/classification de mails, la possibilité d’ajouter une pièce jointe (sur l’ordinateur ou dans le OneDrive) et une barre de recherche pour retrouver une ancienne conversation.

C’est également hautement sécurisé: les spams, les malwares, les cyberattaques. Les entreprises sont la première cible des cyberattaques, il est important de protéger votre messagerie.

 

Les petits plus:
  • La confidentialité du courrier: normale, personnelle, confidentielle…
  • La signature, l’accusé de réception et confirmation de lecture
  • La possibilité de créer des modèles de mails
  • Insight: vous permettant d’obtenir des statistiques sur vos mails envoyés à plus de 5 personnes et étant dans la même entreprise que vous.
  • Option de traduction automatique de vos courriers

 

Gestion du calendrier:

Indispensable pour planifier des réunions en présentiel ou sur Teams, votre calendrier peut servir aussi à mieux gérer votre temps et augmenter votre productivité (Insight également). Outlook se charge même de vous donner des conseils et faciliter une meilleure organisation comme réserver un créneau horaire pour une tâche demandant de la concentration.

 

Comme les autres messageries, il est possible d’inviter plusieurs personnes, d’accéder à l’agenda d’une autre personne de notre organisation, de choisir ou non de rendre visible le contenu de l’agenda, répéter la réunion tous les jours, toutes les semaines etc.

 

Le carnet de contacts:

Plus que votre carnet de contacts version digitale, vous avez la possiblité avec Outlook de créer des listes de contacts et récupérer des listes via les sites Sharepoint.

Intégrer votre chatbot à Outlook

Découvrez les différentes intégrations possibles entre Outlook et Vizir

Rare sont les personnes ayant exploré l’ensemble des fonctionnalités Outlook, tant elles regorgent de possibilités.  Afin de vous donner des idées, nous vous proposons quelques cas d’usage. N’hésitez pas à nous contacter avec vos idées et demandes, il est fort possible que votre souhait soit réalité.

 

La première utilité d’avoir un chatbot est l’accompagnement au changement. Beaucoup de vos utilisateurs ont des questions sur l’utilisation même d’outlook: comment envoyer un mail à plusieurs personnes, créer un évènement récurrent, créer une liste de diffusion, se mettre des rappels..

 

 
Le chatbot sert à faire du service support, gagnez en productivité en rassemblant toutes vos actions sur le même outil :
  • Plutôt que de changer d’outil à chaque action différente, votre conseiller peut dans le chatbot à la fois envoyer un ticket dans ServiceNow, un rendez-vous par outlook calendar et un compte rendu de la demande par mail.
  • Consulter l’agenda des techniciens en proximité (il est possible de limiter la visibilité selon vos besoins. Par exemple: à j+7, j+30 …)
  • Créer via le chatbot un rendez-vous avec un technicien et envoyer les invitations mail nécessaires.
  • Modifier ou Annuler un rendez-vous car le problème a finalement été résolu sans intervention du support client.
  • Récupérer les informations d’un email de la même entreprise via 0Auth ou Azure (prénom, nom, téléphone …)

 

Vous utilisez Outlook Calendar pour la gestion de vos salles:
  • Voir les créneaux de libres des salles de réunion
  • Voir qui a réservé la salle
  • Supprimer sa réservation de salle
  • Faire une réservation de salle
 
Autres cas d’usage généralistes:
  • Envoyer un mail à un groupe/liste de contact (une demande d’information par exemple). Le chatbot est intéressant pour structurer le mail et être sûr que l’utilisateur donne toutes les informations nécessaires pour que votre service puisse traiter sa demande (et donc éviter les aller/retour)
  • Rajouter un email à une liste de diffusion (sur les mises à jours d’un projet par exemple)
  • Se mettre un rappel (par exemple si votre chatbot sert d’assistant personnel et améliorer votre productivité) et l’option vocale de Vizir enrichit d’autant plus l’expérience collaborateur.
  • Rechercher un mail
  • Obtenir des statistiques sur le nombre de vues d’un mail.

Action populaires avec Outlook

Retrouvez les actions les plus fréquentes à réaliser depuis votre chatbot Vizir sur Outlook

Les actions POST API disponibles sur Outlook
  • Créer et envoyer un email
  • Transférer un email
  • Déplacer un email dans un dossier
  • Chercher un email
  • Créer un évènement
  • Supprimer un évènement
  • Modifier la date et l’heure d’un évènement
  • Modifier le contenu d’un évènement
  • Ajouter un participant à un évènement
  • Supprimer un participant à un évènement
  • Ajouter / supprimer un contact dans une liste
  • Créer / supprimer une liste
Les recherches GET API disponibles sur Outlook
  • Voir un agenda sur une période donnée (jour, semaine, mois..)
  • Voir les participants d’un évènement
  • Voir le contenu d’un évènement
  • Voir le nombre de contacts dans une liste