Microsoft Teams

Microsoft Teams est une messagerie instantanée d’entreprise connectée avec Office 365. Idéal pour fluidifier la communication interne en limitant la surchage d’emails dans votre boîte de réception.

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Découvrez la puissance d’un chatbot disponible dans Microsoft Teams

Microsoft Teams est essentiellement une application de messagerie instantanée pour les professionnels. Dans votre vie perso, vous passez la plupart de votre temps sur Messenger, Whatsapp ou encore Telegram. Les applications de chat sont les plus téléchargées et utilisées sur la planète. Les 5 messageries principales se partagent plus de 5 milliards d’utilisateurs actifs par mois !

 

Au boulot, c’est plutôt l’email qui avait l’habitude de dominer. Une étude publiée par Adobe en 2015 montrait que les cadres français passaient plus de 5,6 heures jour à traiter leurs emails. Plus de la moitié de leur temps de travail !

 

Jusqu’au début des années 2010, pour parler avec un collègue vous deviez lui envoyer des emails ou bien le contacter via un chat interne léger comme Skype. Vous deviez transmettre diverses versions de votre fichier Powerpoint ou Excel, donnant à des noms de fichiers du style Business_Plan-v1.2-retoursthomas-22/03/2012.xlsx. Pour les réunions à distance, on passait par des ponts tel, autrement appelées conférences téléphoniques.

 

Depuis le début des années 2010 la démocratisation des outils collaboratifs à changer la donne. Office 365 et Google Apps en tête de liste ont permis de travailler ensemble sur les mêmes fichiers en ligne et ont commencé diffuser l’usage d’outils de chat internes, en l’occurrence Lync et Hangout. Cette mutation a nourri l’industrie de ce qu’on appelle le Change Management : comment accompagner les collaborateurs à adopter une nouvelle façon de travailler plus agile – nous avons nous même à l’époque fait des formations chez des grands comptes pour les aider à adopter la suite Google Apps.

 

En 2009, l’application Slack voit le jour. Quelques années plus tard c’est l’outil numéro un de collaboration via messages instantanés. La rumeur court que Microsoft aurait proposé un rachat de Slack pour 8 milliards de dollars en 2016 (seulement 7 ans après sa création…). Bill Gates et Satya Nadella ont annulé le deal et opté plutôt pour la création d’un Slack Killer. La première version de Microsoft Teams sorti un an plus tard. En 2018, Slack perdait la moitié de sa valeur en bourse et Teams prenait la tête sur Slack en termes de parts de marché. Bill Gates est content.

 

C’est pas tout de refaire l’histoire de Teams, mais à quoi ça peut bien servir ??? A parler à ses collègue, of course. A faire des visioconférences. A retrouver ses fichiers dans son Drive aussi. C’est déjà pas mal. Mais ça va plus loin. Jusqu’à ne plus être tout à fait clair (ça rassure de voir que les géants comme Microsoft ne font pas beaucoup mieux que nous quand il s’agit d’expliquer des usages super complexes…).

 

Donc Microsoft définit Teams sur son site comme une “plateforme dédiée au travail d’équipe d’Office 365” qui permet de “collaborer facilement avec tous vos collègues. Discuter, participer à des réunions, passer des appels et collaborer au sein du même espace de travail.”

 

Dans Teams vous pourrez échanger en messages directs ou messages groupés avec vos collègues. Vous pourrez également organiser vos sujets de discussions par canaux spécifiques (plus connus sous le nom de Channels). Vous y retrouverez votre agenda Outlook, pourrez y poser des réunions en accord avec les disponibilités de vos invités, et chaque invitation comportera un lien de visioconférence Teams. Vous pourrez également y retrouver les fichiers stockées dans votre Drive, et même éditer vos fichiers Office de façon collaborative directement depuis l’application.

 

En bref, si Teams est un Slack Killer, c’est surtout un Email Killer et un Productivity Booster.

 

Vous pouvez quasiment tout faire depuis cette application !

 

La cerise sur le gâteau, c’est que vous pouvez y mettre des chatbots. Ils vont permettre aux utilisateurs de Teams d’accéder à des informations contenus dans vos autres applications (ITSM, CRM, ERP, etc…) et surtout de réaliser des actions directement depuis Teams comme :

  • Hey bot, tu peux me poser un RTT de deux pour la semaine prochaine ?
  • Salut, mon nouveau stagiaire Léo arrive la semaine prochaine, tu peux lancer tous les processus de création de comptes, commande de PC etc…
  • Arrrrrgh !!! Je n’arrive plus à me connecter à Salesforce y a un bug !! J’ai besoin d’aide

 

Si vous êtes clients chez Office 365, passez sur Teams si ce n’est pas déjà fait. Et explorez les options d’automatisation que les chatbots vous permettent de faire. Vous ne le regretterez pas.

Installez votre chatbot dans Microsoft Teams

Découvrez toutes les intégrations possibles entre Microsoft Teams et Vizir

Faire en sorte que toute votre entreprise utilise Teams, ce n’est pas évident. Si vous y êtes parvenus, bravo, vous êtes dans le monde d’aujourd’hui (sinon vous êtes un peu en retard, mais pas de panique ça se rattrape vite).

Partons donc du principe que Teams est votre outil de collaboration central, adopté par une majorité de votre entreprise, ou en passe de le devenir.

Vous avez aussi très certainement des tonnes d’autres outils, base de données, FAQ, documentations, procédures, portails, etc… à disposition.

Les chatbots ne sont rien d’autre qu’une opportunité de rendre accessibles tous ces outils et toutes ces données directement depuis Teams. Vous simplifiez la vie de tout le monde, vous réduisez les sollicitations inutiles, vous rendez les gens heureux, vous êtes vous-mêmes heureux. CQFD.

Les possibilités sont illimitées, et notre job chez Vizir est de vous aider à les explorer, à les mettre en place et à les industrialiser. En fin de compte notre job c’est de vous rendre heureux. Mais ce n’est pas chose aisée. Tels des explorateurs, nous explorons des pistes avec vous. Et les chemins sont infinis.

Voici donc une sélections de quelques usages que nous avons mis en place, en espérant que cela vous donne de bonnes idées :
  • Voir le nombre de congés restants, poser un congé, envoyer une notification à mon manager afin qu’il valide mon congé
  • Résoudre mon problème informatique en autonomie, si impossible alors créer un ticket au support, suivre l’avancée de mon ticket jusqu’à sa résolution
  • Modifier des informations sur une fiche client dans mon CRM, trouver une info clé sur un fournisseur, vérifier le statut d’une facture

Comment installer votre chatbot sur Microsoft Teams ?

Nos experts vous expliquent tout

Vizir est donc une solution SaaS qui vous permet de créer et partager des chatbots complexes, en autonomie.

 

Bien sûr nous vous aidons dans leur mise en place, mais vous pouvez avoir envie de le faire tout.e seul.e, et vous pouvez aussi avoir envie de vous assurer qu’on ne raconte pas de sottises.

 

Voyez donc !

 

 

Comment partager son chatbot sur Microsoft Teams ?

Découvrez comment vous pouvez rendre votre chatbot Vizir accessible depuis l’application Microsoft Teams.