Connecter votre chatbot à Excel

Découvrez la puissance d’un chatbot intégré à Excel

Excel est LE logiciel tableur de référence !

Dans le monde de l’entreprise impossible de passer à côté. Utilisé d’abord (et surtout) pour faire des calculs poussés, (nous avons tous en tête les fameux tableaux croisés dynamiques). C’est aujourd’hui plébiscité pour autant d’usage qu’il y a de feuilles de calcul: faire du suivi de projet, organiser ses vacances, organiser des données, référencer ses fournisseurs, envoyer des mails en masse (via des plugins). Autant d’usages qui n’ont rien à voir avec le calcul.

Vous trouverez Excel dans deux programmes Microsoft: la suite bureautique Microsoft Office 2019 ou Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 est un abonnement qui repose essentiellement sur le cloud. Cet élément est primordial pour connecter le chatbot avec votre fichier Excel: le fichier doit être dans le Cloud (OneDrive ou Sharepoint).

L’autre avantage d’être dans le Cloud est de pouvoir créer des fichiers collaboratifs (et interactifs). Plus besoin de télécharger, modifier et uploader (re-soumettre) votre fichier pour qu’il soit lu par les autres.

L’avantage de créer un fichier sous Excel plutôt que sous Word (éditeur de texte) est d’avoir accès à de l’information classée et c’est donc beaucoup plus simple de récupérer la bonne information.

Alors pourquoi connecter un chatbot à une feuille Excel ?

• Récupérer une information organisée (le statut d’une facture, d’une commande, d’un ticket, les commentaires sur un client ou fournisseur)
• Ajouter de l’information (un email, un numéro de téléphone, un incident, une commande, une demande de congés …)
• Modifier de l’information (passer une facture de “en attente” à “payé”, de congés “en attente” à “validé”)
• Stocker de l’information: dans un fichier déjà organisé qui puisse être intégré à votre logiciel sous csv facilement.
• Contrôler la qualité de l’information: avant de l’injecter dans un autre logiciel. Pouvoir identifier les fautes et erreurs.

Vous trouverez dans l’onglet Intégrations pour voir les cas d’usages possibles

Intégrer votre chatbot à Excel

Découvrez les différentes intégrations possibles entre Excel et Vizir

Voici de façon très brute, voici ce qu’il est possible de faire:

• Ajouter une feuille
• Ajouter une ligne
• Copier un fichier Excel
• Supprimer une ligne
• Changer la couleur d’une cellule
• Lire une cellule
• Lire une colonne
• Lire une ligne
• Lire plusieurs lignes selon des conditions
• Renomer une feuille de calcul
• Écrire dans une cellule
• Écrire dans plusieurs lignes selon des conditions
  

Excel dans le cloud est intéressant pour travailler de façon centralisée et collaborative : lire, modifier, stocker, vérifier

C’est particulièrement intéressant quand les informations sont changeantes (un nouveau décret avec des mises à jours régulières, le suivi de commandes, la sortie d’un nouveau outil/produit, un changement d’organisation qui amène de nouvelles procédures..). Avoir un excel va centraliser l’information: vos collaborateurs tout comme le chatbot vont utiliser les mêmes informations pour répondre aux questions. Le chatbot va interroger la cellule correspondante et faire remonter l’information directement dans la conversation. En terme de ressource informatique utilisée c’est plus gourmand en énergie et un peu plus lent que mettre l’information dans le chatbot.

On espère que ça vous a donné des idées. Mais sinon, voici les cas d’usages de nos clients:

Action populaires avec Excel

Retrouvez les actions les plus fréquentes à réaliser depuis votre chatbot Vizir sur Excel

Les actions POST API disponibles sur Excel

Documentation pour connecter Vizir et Excel

Nos experts vous expliquent tout

Importer une FAQ à partir d’un fichier Excel : Créez votre FAQ sur Excel et importez votre fichier directement dans Vizir. Votre chatbot se créé par magie !

Récupérer des valeurs depuis un fichier Excel : Découvrez comment votre chatbot peut récupérer des infos dans un fichier Excel en langage naturel

Exporter les données collectées au format Excel : Voici comment extraire automatiquement les données collectées par votre chatbot dans un fichier Excel parfait 

Importer une procédure linéaire à partir d’un Excel : Découvrez comment importer une procédure de self care directement depuis Excel.