Microsoft Excel est la référence de logiciel tableur, inclus de la suite bureautique Microsoft Office. Vizir ne supporte que les tableurs Excel présents dans le cloud.
Excel est LE logiciel tableur de référence ! Dans le monde de l’entreprise impossible de passer à côté. Utilisé d’abord (et surtout) pour faire des calculs poussés, (nous avons tous en tête les fameux tableaux croisés dynamiques). C’est aujourd’hui plébiscité pour autant d’usage qu’il y a de feuilles de calcul: faire du suivi de projet, organiser ses vacances, organiser des données, référencer ses fournisseurs, envoyer des mails en masse (via des plugins). Autant d’usages qui n’ont rien à voir avec le calcul.
Vous trouverez Excel dans deux programmes Microsoft: la suite bureautique Microsoft Office 2019 ou Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 est un abonnement qui repose essentiellement sur le cloud. Cet élément est primordial pour connecter le chatbot avec votre fichier Excel: le fichier doit être dans le Cloud (OneDrive ou Sharepoint).
L’autre avantage d’être dans le Cloud est de pouvoir créer des fichiers collaboratifs (et interactifs). Plus besoin de télécharger, modifier et uploader (re-soumettre) votre fichier pour qu’il soit lu par les autres.
L’avantage de créer un fichier sous Excel plutôt que sous Word (éditeur de texte) est d’avoir accès à de l’information classée et c’est donc beaucoup plus simple de récupérer la bonne information.
Alors pourquoi connecter un chatbot à une feuille Excel ?
Récupérer une information organisée (le statut d’une facture, d’une commande, d’un ticket, les commentaires sur un client ou fournisseur)
Ajouter de l’information (un email, un numéro de téléphone, un incident, une commande, une demande de congés …)
Modifier de l’information (passer une facture de “en attente” à “payé”, de congés “en attente” à “validé”)
Stocker de l’information: dans un fichier déjà organisé qui puisse être intégré à votre logiciel sous csv facilement.
Contrôler la qualité de l’information: avant de l’injecter dans un autre logiciel. Pouvoir identifier les fautes et erreurs.
Vous trouverez dans l’onglet Intégrations pour voir les cas d’usages possibles
Intégration Vizir x Excel
Faites dialoguer les données entre votre chatbot et Excel
Voici de façon très brute, voici ce qu’il est possible de faire:
Ajouter une feuille
Ajouter une ligne
Copier un fichier Excel
Supprimer une ligne
Changer la couleur d’une cellule
Lire une cellule
Lire une colonne
Lire une ligne
Lire plusieurs lignes selon des conditions
Renomer une feuille de calcul
Écrire dans une cellule
Écrire dans plusieurs lignes selon des conditions
Excel dans le cloud est intéressant pour travailler de façon centralisée et collaborative : lire, modifier, stocker, vérifier
C’est particulièrement intéressant quand les informations sont changeantes (un nouveau décret avec des mises à jours régulières, le suivi de commandes, la sortie d’un nouveau outil/produit, un changement d’organisation qui amène de nouvelles procédures..). Avoir un excel va centraliser l’information: vos collaborateurs tout comme le chatbot vont utiliser les mêmes informations pour répondre aux questions. Le chatbot va interroger la cellule correspondante et faire remonter l’information directement dans la conversation. En terme de ressource informatique utilisée c’est plus gourmand en énergie et un peu plus lent que mettre l’information dans le chatbot.
On espère que ça vous a donné des idées. Mais sinon, voici les cas d’usages de nos clients:
Faire remonter une donnée financière
Ajouter un mail dans Excel
Lire les informations d'une FAQ renseigné dans Excel
Mettre à jour le suivi projet dans Excel
Actions populaires avec Excel
Les actions les plus fréquentes entre votre chatbot Vizir et Excel
Changer la couleur d'une cellule, d'une ligne ou d'une colonne
Lire une cellule
Lire une colonne
Lire une ligne
Lire une sélection de cellule
Supprimer une ligne
Supprimer une cellule
Supprimer une colonne
Découvrez comment intégrer un chatbot à Excel
Il existe différentes possibilités de connecter votre Microsoft Excel avec le chatbot Vizir.
Faire un workflow Zapier, c’est pour le moment ce qui a de plus simple !
Pour se connecter directement via l’API de Microsoft 365 (et donc accéder à votre Sharepoint ou OneDrive) pour le moment, seul l’équipe Vizir est habilitée à le faire. Envoyez-nous un message !
Mais ne vous inquiétez pas, il sera prochainement possible de connecter votre fichier excel au chatbot directement sur la plateforme Vizir bientôt ! Nous sommes en plein développement sur ce point 🙂
Dernière option: vous avez la possibilité d’utiliser Sheety qui est gratuit pour 3 feuilles de calculs. Car effectivement Zapier est payant au bout de 50 zaps/mois.
